RILEVAZIONE AUTOMATICA DELLE PRESENZE
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PRESENTAZIONE
Tra le procedure indispensabili in un ente o in una azienda, di maggior rilievo è certamente quella della rilevazione automatica delle presenze.
Tale operazione, sia nell'ambito organizzativo degli uffici del personale che nell'ottica più ampia della gestione aziendale, riveste, oggi più che mai, carattere di particolare importanza. Una visione chiara, aggiornata e complessiva dell'andamento della manodopera e del suo comportamento, non solo favorisce all'azienda un maggior potere contrattuale per quanto le consente di tenere sotto controllo, attraverso una accurata analisi dei costi, i potenziali d'impiego, i coefficienti di produttività e gli indici di produzione in maniera da poter utilizzare al meglio le risorse disponibili ottimizzando i vari processi attraverso l'eliminazione di eventuali anomalie organizzative.
I programmi che gestiscono la rilevazione delle presenze rispondono, essenzialmente, ai seguenti requisiti:
- generalizzazione delle procedure
- personalizzazione delle stesse.
Nel primo caso, l'azienda o l'ente deve adattarsi a quanto previsto dal progettista software dovendo rinunciare alla disponibilità di specifiche informazioni, forse per essa estremamente utili, poiché costretta ad utilizzare una procedura standard.
Nel secondo caso, per disporre di una procedura che, aderendo perfettamente alla sua realtà, soddisfi tutte le sue esigenze, deve sostenere ingenti costi di programmazione, variabili a secondo delle circostanze.
Bisogna considerare, infatti che, per far fronte alle sopravvenienti esigenze di gestione, molto spesso necessita apportare sostanziali modifiche alla procedura in uso. Ciò richiede qualità ed immediatezza di interventi che, nel primo caso, sono di facile e rapida attuazione, mentre, nel secondo, comportano particolare impiego di tempo e sinergie poiché, laddove siano irrealizzabili idonei adattamenti, si impone la necessità di riscrivere totalmente alcuni programmi costituenti la procedura stessa.
Per favorire una corretta gestione del personale,
Detto software consente, inoltre, di ridurre, in misura considerevole, l'impegno su attività di tipo meccanico e ripetitivo quali:
- la preparazione dei turni di lavoro
- il rilevamento delle assenze
- la totalizzazione del monte ore lavorate
- la ripartizione delle ore per reparto
- la preparazione dei dati per l'elaborazione delle paghe
L'automazione delle suddette operazioni consente un controllo costantemente aggiornato delle varie situazioni di ingresso-uscita e assenze-presenze dei dipendeti favorendo l'individuazione immediata di tutte quelle circostanze che meritano particolare attenzione (scioperi articolati, straordinario non concordato, assemblee sindacali, ecc.).
Per le marcature si possono utilizzare badge magnetici o cartellini di tipo misto, cioè validi per la trasmissione in codice all'elaboratore e provvisti anche della tradizionale timbratura su supporto cartaceo.
Il programma permette inoltre, di elaborare dati statistici e di disporre, attraverso tabulati vari, di elementi riconosciuti dall'utenza ottimi strumenti di controllo e di analisi per un miglior impiego della forza lavoro.
Come tutte quelle intese a meccanizzare operazioni cicliche complesse, anche questa procedura si articola in fasi operative che, nella fattispecie, si armonizzano alla pratica operativa dell'ufficio del personale. Esse sono:
Alle quali si aggiungono:
Esaminiamo di seguito la funzione di ciascuna di esse.
La procedura prevede il collegamento preliminare del PC utente con uno o più terminali-orologio al fine di consentire il trasferimento delle marcature. Completata l' operazione di salvataggio, l'elaboratore avvierà quelle di sviluppo e totalizzazione cronologica dei dati rendendo disponibile l'emissione dei seguenti tabulati:
- lista lavoratori assenti e relative causali
- lista lavoratori presenti
- lista assenti ingiustificati
- lista ritardatari
- situazione del personale aggiornata per reparto, macchina, ufficio, ecc. relativamente a ciascun turno di lavoro precedente a quello in corso
Eventuali anomalie vengono evidenziate sui tabulati e la loro eliminazione può avvenire praticando uno dei seguenti interventi:
- variazione delle marcature
- immissione manuale delle stesse
- immissione delle causali di assenza
- immissione delle autorizzazioni a lavoro straordinario
- immissioni delle autorizzazione a recupero
Tutti i suddetti tabulati sono riproducibili in qualsiasi momento su semplice richiesta dell'operatore anche a distanza di giorni o addirittura di mesi.
Questa fase operativa prevede anche interventi idonei a variare il turno di lavoro di ciascun dipendente per singola giornata o per periodi, rispetto a quello previsto in pianificazione.
Prevede la stampa dei turni di lavoro sia su un modulo standard che su qualsiasi altro modello utilizzato dall'azienda.
E' possibile, inoltre, ottenere tabulati statistici di assenteismo e prospetti riepilogativi delle ore lavorate con le stesse possibilità di frazionamento precedentemente indicate.
E' certamente questa la più delicata delle fasi la cui esecuzione totalizza le ore lavorate nel mese da ciascun dipendente ed attribuisce i codici individuali di retribuzione in funzione delle specifiche circostanze verificatesi.
Ultimata l'elaborazione di tali dati, l'operatore procederà alla stampa delle schede mensili sulle quali appariranno riepilogate tutte le informazioni riguardanti le marcature giornaliere, le totalizzazioni parziali e totali e quanti altri riferimenti utili necessitano per il calcolo delle retribuzioni, (ritardi, ferie, malattie, infortuni, maternità, permessi, straordinari, recuperi, progetti-obiettivo, compensi incentivanti, reperibilita', cassa integrazione guadagni, cassa edile, ecc.).
Sono previste operazioni che consentono di effettuare eventuali rettifiche compensative dell'orario di lavoro.
Questa opportunità risolve numerose problematiche aziendali scaturenti sia dal rispetto di regolamentazioni interne che da circostanze particolari quale, ad esempio, il recupero di orario ordinario in fascia oraria di straordinario.
Anche questa fase permette di stampare schede statistiche di assenteismo fornendo risultati progressivi che assicurano la massima attendibilità poiché computati sulle stesse basi che costituiscono l'input per le paghe.
E' prevista la gestione della pianificazione mensile e plurimensile dei turni di lavoro per singolo dipendente, per reparto o per squadra.
Questa fase effettua il salvataggio di tutti gli archivi storici ed opera la pulizia di quelli ciclici permettendo all'utente di conservare le informazioni nel tempo e di riutilizzarle senza dispersioni di memoria.
Prevede inoltre l'elaborazione di statistiche mensili dell'assenteismo con possibilità di raffronto dei dati individuali e / o collettivi con quelli corrispondenti agli stessi periodi dell'anno precedente.
L'uso delle tabelle facilita estremamente l'operatività degli addetti al terminale. La descritta procedura comprende
- tabella turni
- tabella causali
- tabella reparti
- tabella categorie
- tabella stabilimenti o aziende
- tabella mansioni
- tabella ore teoriche mensili
Attraverso la creazione di un archivio anagrafico molto dettagliato che costituisce il supporto di base all'intera procedura paghe, è possibile ottenere la stampa di elenchi diversi comprensivi di tutte le informazioni utili al momento dell'indagine e riguardanti sia il personale in servizio che quello sospeso o licenziato. Numero di matricola, centro di costo, reparto, squadra, qualifica e livello di appartenenza, data di assunzione, turno di lavoro e flessibilità dell'orario unitamente a tante altre notizie possono essere richieste e stampate secondo le esigenze aziendali, rispettando l'ordine di matricola, quello alfabetico, oppure quello rispondente ai diversi centri di costo.
La versatilità delle procedure e la completezza dei dati in archivio fanno di questo software un prodotto di assoluta affidabilità e di indiscussa utilità.
E' possibile realizzare, per i suesposti principi, ogni tipo di tabulato attinente l'andamento della manodopera, verificare, in tempi reali, gli eventi che modificano i costi budget , individuare le cause che comportano oneri aggiunti alla gestione del personale, vuoi per effetto di un errato utilizzo della forza lavoro, vuoi per la ricorrenza di dispersioni divenute ormai endemiche all'interno dell'assetto logistico aziendale.
Quest'ultima fase, che risulta essere utile complemento della procedura, è stata studiata allo scopo di fornire all'utenza una soluzione per ogni esigenza correlata alla rilevazione ed al controllo delle presenze.
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